De uitdaging: eerste hulp bij vastgoedinfo

“Het verwerken van aanvragen van vastgoedinformatie brengt heel wat administratief werk met zich mee,” zo steekt Ann Cuppens, GIS-coördinator bij de gemeente Heusden-Zolder van wal. “Handmatig informatie opzoeken, interpreteren, kopiëren en plakken in een tekstdocument is niet alleen tijdrovend, ook het risico op fouten is vrij hoog.”

Nog voor er sprake was van het Vlaamse Vastgoedinformatieplatform startte Heusden-Zolder al een project op om de notarisbrief volledig automatisch af te handelen.

“We zochten naar een tool die informatie kan uitwisselen met verschillende systemen. Zo kwamen we snel bij FME uit,” aldus Ann. “Door de jarenlange ervaring en expertise van GIM in het verwerken van GIS-data met FME, waren we overtuigd van de kracht van deze oplossing. Bovendien kunnen we dankzij de training bij GIM zelf automatische procedures opzetten in FME. Zo kunnen we deze tool ook inzetten voor heel wat andere processen in onze gemeente.”

“We schrokken wel even toen de Vlaamse Overheid het Vastgoedinformatieplatform aankondigde. Gelukkig was de FME-oplossing van GIM voor de notarisbrief voldoende flexibel en makkelijk herbruikbaar voor het Vastgoedinformatieplatform. Alleen de koppeling met de API van het VIP was een extra klus waarvoor we GIM opnieuw hebben ingeschakeld,” zo gaat Ann verder.

De oplossing: volautomatische afhandeling van informatieaanvragen

Het VIP-platform verzamelt eerst zelf data over een vastgoedtransactie uit de beschikbare regionale bronnen. Daarna is het aan het lokale bestuur om deze informatie aan te vullen met lokale data.

Voor die laatste stap biedt FME de perfecte oplossing. Deze haalt volledig autonoom alle openstaande aanvragen uit het VIP-platform op. Vervolgens zoekt het model in de lokale datasets naar informatie over elk perceel. De gevonden informatie wordt automatisch aan het dossier op het VIP-platform toegevoegd. Daar kunnen de medewerkers van het gemeentebestuur het dossier nakijken en finaal valideren.

Het resultaat: veel moeite en tijd bespaard!

“Het spreekt voor zich dat we dankzij de automatisatie veel moeite en tijd besparen. Terwijl het proces loopt, kunnen we ons op andere taken richten. Nadien voegen we nog enkele manuele inlichtingen toe, kijken het resultaat na, en klaar!,” zo gaat Ann verder. “Natuurlijk valt of staat dit alles met de kwaliteit van de brondata. Door de tijdwinst die we boeken, kunnen we meer aandacht besteden aan de kwaliteit en het onderhoud van onze data. Een investering die zichzelf op korte termijn terugbetaalt!”

“Met deze oplossing hebben we ook alles in eigen handen. We beheren de data binnen onze eigen omgeving, het proces is transparant en we hebben de mogelijkheid om zelf de FME-workspace te inspecteren of bij te sturen. Bovendien kunnen we via ons ondersteuningscontract altijd rekenen op GIM’s expertise wanneer dat nodig is,” zo besluit Ann.