ALGEMENE VOORWAARDEN
DEFINITIES
1. Voor doeleinden van deze Algemene Voorwaarden worden de hierna vermelde begrippen als volgt gedefinieerd:
“Algemene Voorwaarden” betekent deze algemene voorwaarden.
“Bijzondere Voorwaarden” betekent de voorwaarden die specifiek betrekking hebben op het type Diensten.
“Derde Partij Producten” betekent producten van fabrikanten, invoerders of verdelers waarvoor GIM als reseller optreedt
“Diensten” betekent de diensten nader omschreven in de Bijzondere Voorwaarden en uitgevoerd door GIM in uitvoering van de Overeenkomst, inclusief al dan niet exclusief voor de Klant ontwikkelde Software Toepassingen, Documentatie, ontwerpen, studies, Rapporten, voorbereidende materialen (“Resultaten”). De levering van Producten door GIM wordt beschouwd als een Dienst.
“GIM” betekent Geographic Information Management NV met maatschappelijke zetel te UBIcenter D, Philipssite 5/27, 3001 Leuven, RPR Leuven nr. 0454.064.819, alsook haar eventuele rechtsopvolgers ten bijzondere of ten algemene titel en al haar huidige en toekomstige verbonden ondernemingen, waaronder meer bepaald GIM Wallonie SC, Rue Camille Hubert 13 C, 5032 Isnes, RPR 0888.052.222.
“Klant” betekent de rechtspersoon van wie de bestelling uitgaat.
“Overeenkomst” betekent al naar gelang het geval (i) de door de Klant aanvaarde offerte, of (ii) de overeenkomst afgesloten tussen GIM en de Klant of (iii) elk ander schriftelijk akkoord afgesloten tussen GIM en de Klant met betrekking tot het leveren van Diensten en/of Producten. De Overeenkomst is samengesteld, waar van toepassing, uit de volgende documenten in dalende volgorde van belangrijkheid: 1° de offerte, 2° de Bijzondere Voorwaarden, 3° deze Algemene Voorwaarden, 4° de bestelling en 5° de offerteaanvraag of bestek, telkens met inbegrip van hun eventuele bijlagen.
“Producten” betekent de eigen producten van GIM alsmede Derde Partij Producten, al dan niet geïncorporeerd in elkaar.
“Vertrouwelijke Informatie” betekent de inhoud van de Overeenkomst en van de documenten en informatie (met inbegrip van doch zonder beperking, offerten, rapporten, Resultaat, Software Toepassingen,…) ontvangen van de andere Partij ter gelegenheid van de uitvoering van de Overeenkomst.
TOEPASSINGSGEBIED
2. Deze Algemene Voorwaarden, desgevallend aangevuld met Bijzondere Voorwaarden, zijn van toepassing op alle huidige en toekomstige Diensten/Producten, geleverd door GIM voor de Klant. Indien er in documenten van de Klant, zoals lastenboek, offerteaanvraag, bestelling of andere, zou verwezen worden naar andersluidende voorwaarden, dan zijn deze voorwaarden in hun geheel niet van toepassing op de Diensten/Producten. In geval de Wetgeving op Overheidsopdrachten van toepassing is op de relatie tussen GIM en de Klant, zullen deze Algemene Voorwaarden, desgevallend aangevuld met Bijzondere Voorwaarden, suppletief van toepassing zijn in de mate dat dit toegestaan is door de Wetgeving op Overheidsopdrachten.
OFFERTE
3. De offerte is gebaseerd op de gegevens in de offerteaanvraag, het lastenboek of enig ander geschrift uitgaande van de Klant waarin de Diensten/Producten, beschreven worden. Deze gegevens worden geacht juist en volledig te zijn. De Klant ontslaat GIM van enige onderzoeks- of informatieplicht ter zake. Alle gevolgen van eventuele fouten of lacunes in de offerteaanvraag, het lastenboek of enig ander geschrift uitgaande van de Klant worden gedragen door de Klant, die GIM vrijwaart.
4. De offerte blijft slechts geldig gedurende de aanvaardingstermijn van dertig (30) kalenderdagen vanaf de datum van de offerte. Na het verstrijken van de aanvaardingstermijn is GIM niet gehouden door de eventuele aanvaarding van de offerte door de Klant. Indien GIM op verzoek of met de instemming van de Klant met de levering van de Diensten/Producten start vooraleer de Klant de offerte aanvaard heeft, dan geldt de uitvoering van de Overeenkomst als stilzwijgende aanvaarding van de offerte door de Klant.
5. Behoudens de stilzwijgende aanvaarding voorzien in artikel 4 van deze Algemene Voorwaarden dient de aanvaarding van de offerte door de Klant schriftelijk te gebeuren door het plaatsen van een bestelling of het ondertekenen van de offerte. Indien de bestelling afwijkt van de offerte is GIM niet gehouden door de bestelling en komt de Overeenkomst niet tot stand, tenzij GIM alsnog de bestelling uitdrukkelijk en schriftelijk aanvaardt.
INWERKINGTREDING
6. De Overeenkomst treedt in werking overeenkomstig de bepalingen van artikel 5 hierboven.
7. Voorziet de Overeenkomst geen effectieve datum voor de levering van de Diensten/Producten, dan bepaalt GIM deze datum en informeert zij de Klant hiervan schriftelijk.
WIJZIGINGEN AAN DE VOORWAARDEN VAN DE OVEREENKOMST
8. Wijzigingen aan de Overeenkomst op verzoek van een der Partijen binden de Partijen slechts als zij werden overeengekomen in een geschrift ondertekend door beide Partijen.
9. Meerwerken die het gevolg zijn van eventuele fouten of lacunes in de offerteaanvraag, het lastenboek of enig ander geschrift uitgaande van de Klant dienen volledig vergoed te worden door de Klant.
RECHTEN EN VERPLICHTINGEN VAN PARTIJEN
10. De Klant dient GIM alle medewerking te verlenen die nodig is voor de correcte uitvoering van deze Overeenkomst. Het behelst onder meer dat GIM beschikt over: (i) bestanden, documenten of andere relevante informatie voor de levering van Diensten/Producten voor aanvang van de levering van Diensten/Producten die aan de kwaliteitsnormen dienen te voldoen zoals vermeld in de offerte van GIM of aanbestedingsdocumenten; (ii) fysieke toegang tot de lokalen van de Klant waar Diensten/Producten moeten worden geleverd door GIM, in permanente aanwezigheid van een vertegenwoordiger van de Klant evenals (beveiligde) toegang op afstand tot servers, VPN en toepassingen indien dit nodig is voor de voorbereiding, levering, etc. van leveren Producten en/of Diensten; (iii) lokalen voorzien van alle communicatiemiddelen (telefoon, internet,….); (iv) de toelating om gelijk welke verrichting uit te voeren, via elk middel dat nodig of nuttig is om haar verplichtingen krachtens deze Overeenkomst voor te bereiden en uit te voeren, zonder de Klant daar vooraf over te moeten raadplegen en (v) één of een beperkt aantal contactpersonen voor technische, administratieve en andere aangelegenheden in verband met de Diensten/Producten.
11. De Klant erkent en aanvaardt dat het niet verlenen van deze medewerking, informatie of toegang aan GIM de levering van de Diensten/Producten kan beïnvloeden. GIM zal niet aansprakelijk worden gesteld voor vertragingen bij de levering of tekortkomingen van de Diensten/Producten wanneer deze te wijten zijn aan de Klant of een derde.
12. De Klant is verantwoordelijk voor het op eigen kosten verkrijgen en behouden van iedere licentie, registratie, vergunning of toestemming die nodig is voor de uitvoering van zijn verplichtingen krachtens deze Overeenkomst.
13. De Klant is aansprakelijk voor verlies of beschadiging van goederen die eigendom zijn van GIM en/of zijn leveranciers, maar die zich in zijn bezit of onder zijn controle bevinden (tenzij dit verlies of deze beschadiging volledig te wijten is aan een daad of nalatigheid van GIM).
14. De Klant verbindt zich ertoe zijn gekregen identificatiecode(s) (wachtwoord, gebruikersnaam, enz.) geheim en vertrouwelijk te houden. Ieder gebruik van de identificatie-elementen zal onder de aansprakelijkheid van de Klant gebeuren. In geval van verlies, diefstal of frauduleus gebruik van een van deze elementen dient de Klant GIM daarvan onmiddellijk in kennis te stellen.
15. GIM is verantwoordelijk voor de levering van de Diensten/Producten conform de bepalingen van Overeenkomst. Behoudens andersluidende bepalingen in de Overeenkomst, worden de Diensten/Producten door GIM geleverd tijdens de normale werkuren van GIM.
16. GIM garandeert dat de Diensten worden uitgevoerd conform de toepasselijke marktstandaarden en door gekwalificeerd personeel.
BETALING EN FACTURATIE
17. De prijs vermeld in de offerte is uitgedrukt in euro, tenzij anders vermeld. Deze prijs is exclusief BTW, leverings- en transportkosten en andere taksen en kosten die door de Klant verschuldigd zijn.
18. Als de kostprijs meer dan vijf (5)% gestegen is ten opzichte van de offerte of als de Diensten/Producten meer dan drie (3) maanden na datum van bestelling geleverd worden of als de Klant de voorziene leverings- of uitvoeringsdatum wijzigt, beschikt GIM over het recht de prijzen te verhogen in verhouding tot de stijging van de kostprijs van de materialen, verzekeringen, diensten of loonkost.
19. De krachtens deze Overeenkomst verschuldigde bedragen zullen worden aangerekend in overeenstemming met de modaliteiten beschreven in de offerte.
20. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen zijn de facturen uitgeschreven door GIM betaalbaar binnen de (30) dertig kalenderdagen na factuurdatum. In geval van niet-betaling binnen de voorziene termijn zijn de bepalingen van de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties automatisch en zonder ingebrekestelling van toepassing.
21. Alle klachten moeten GIM schriftelijk bereiken uiterlijk vijftien (15) kalenderdagen na de factuurdatum. In alle andere gevallen zullen de factuur en de Diensten als onherroepelijk en definitief aanvaard worden beschouwd. Het niet-betwiste gedeelte van de factuur wordt beschouwd als aanvaard en moet worden betaald binnen de gewone betalingstermijn.
22. In geval van niet-betaling van een factuur binnen de gestelde termijnen, behoudt GIM zich het recht toe de uitvoering van de Overeenkomst op te schorten tot de volledige betaling, of de Overeenkomst als verbroken te beschouwen.
23. GIM behoudt zich het recht voor om schuldvergelijking toe te passen tussen bedragen die de Klant haar verschuldigd is en bedragen die GIM eventueel aan de Klant verschuldigd is. In geval van faillissement, of elke andere vorm van samenloop, van de Klant worden alle bedragen, verschuldigd door de Klant, onmiddellijk opeisbaar en wordt schuldvergelijking toegepast met de eventueel nog door GIM verschuldigde bedragen.
VERTROUWELIJKHEID
24. Elk van beide Partijen zal de Vertrouwelijke Informatie van de andere Partij niet openbaar maken of gebruiken anders dan voor het doel waarvoor de Vertrouwelijke Informatie verkregen is, behoudens voor zover de openbaarmaking of het gebruik noodzakelijk is met het oog op de uitvoering van de Overeenkomst.
25. De Vertrouwelijke Informatie blijft eigendom van de Partij die ze meedeelt. Het meedelen van Vertrouwelijke Informatie houdt geen overdracht of toekenning in van een licentierecht of ander intellectueel of industrieel eigendomsrecht.
26. Indien de ontvangende Partij bij wet of op bevel van een bevoegde rechtbank of overheid verplicht wordt het geheel of een deel van de Vertrouwelijke Informatie openbaar te maken, zal deze Partij de meedelende Partij daarvan onverwijld schriftelijk in kennis stellen en deze laatste de mogelijkheid bieden rechtsmiddelen te zoeken om de Vertrouwelijke Informatie vertrouwelijk te houden. In elk geval zal de ontvangende Partij enkel de Vertrouwelijke Informatie meedelen waartoe ze wettelijk verplicht is en zal ze alle mogelijke maatregelen nemen om de Vertrouwelijke Informatie vertrouwelijk te houden.
27. De verplichting tot vertrouwelijkheid blijft van toepassing tot drie (3) jaar na de beëindiging van de Overeenkomst.
INTELLECTUELE RECHTEN
28. Alle intellectuele eigendomsrechten op de Resultaten/Producten/Diensten blijven exclusief eigendom van GIM en/of haar leveranciers. De Klant kan geen aanspraak maken op een belang in of eigendom van dergelijke intellectuele eigendomsrechten en verwerft geen andere rechten dan die welke expliciet in de Overeenkomst vermeld.
29. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, dient de Klant de Resultaten/Producten/Diensten strikt voor eigen bedrijfsdoeleinden te gebruiken.
OVERMACHT
30. Geen enkele Partij kan aansprakelijk worden gesteld voor vertragingen of tekortkomingen in de levering van haar Diensten/Producten wanneer deze het resultaat zijn van feiten of omstandigheden die onafhankelijk zijn van haar wil, niet te voorzien zijn of ze niet kon vermijden zoals oorlog, opstanden, onlusten, burgeroproer, handelingen van burgerlijke of militaire instanties, embargo’s, ontploffingen, stakingen of arbeidsconflicten (met inbegrip van die waar haar personeel bij betrokken is), kabelbreuken, overstromingen, aanhoudende vorst, brand of onweer, beperkingen inzake energie of nutsvoorzieningen (waaronder elektriciteit, internet, telecom, hosting diensten, etc.), virussen en/of malware en gebreken of vertragingen in de leveringen van onderaannemers enz..
31. Wanneer een Partij een dergelijk geval van Overmacht inroept, heeft deze Partij het recht de levering van de Diensten/Producten te schorsen of te beperken om de operationele omgeving te beschermen, zonder dat de andere Partij daarbij recht heeft op gelijk welke schadevergoeding.
32. Elk der Partijen dient alles in het werk te stellen om de duur van de overmacht tot een strikt minimum te beperken.
33. Indien deze feiten of omstandigheden van Overmacht gedurende meer dan drie (3) maanden blijven duren, kan elke Partij de Overeenkomst van rechtswege per aangetekende brief opzeggen zonder dat een schadeloosstelling verschuldigd is, de uitgeleverde Diensten/Producten zijn evenwel verschuldigd.
AANSPRAKELIJKHEID
34. De verbintenissen van GIM betreffen een middelenverbintenis. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, zijn alle uitvoerings- en/of leveringstermijnen louter indicatief. Het niet naleven van de vermelde termijnen kan in geen geval ingeroepen worden door de Klant om de levering te weigeren, de Overeenkomst te schorsen of te beëindigen, de facturen van GIM niet te betalen of schadevergoeding te eisen.
35. GIM is slechts aansprakelijk voor contractuele en buitencontractuele schade veroorzaakt door een bewezen fout die aan haar is toe te wijzen binnen de perken hierna bepaald:
- Indien GIM haar verbintenissen voortvloeiend uit huidige Overeenkomst schendt, zal de Klant GIM schriftelijk in gebrekestellen uiterlijk, op straffe van verval, binnen de twee (2) maanden volgend op de datum waarop het schadegeval zich voordoet. De ingebrekestelling bevat een gedetailleerde omschrijving van de tekortkoming en een redelijke termijn van minsten vijftien (15) werkdagen om de tekortkoming te verhelpen. Indien mogelijk zal GIM de tekortkoming zelf verhelpen, in welk geval de Klant geen aanspraak kan maken op een schadevergoeding.
- In ieder geval is de aansprakelijkheid van GIM beperkt tot de herstelling van door de Klant geleden voorzienbare, directe, persoonlijke en zekere schade, met uitsluiting van de herstelling van indirecte en gevolgschade zoals bijkomende kosten, verlies van opbrengsten of winst, verlies van klanten, verlies of beschadiging van gegevens, reputatieschade, verlies van contracten en schade aan derden.
- GIM kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de inhoud van informatie die wordt verstuurd of opgeslagen door de Klant of een derde die gebruikmaakt van de Diensten van GIM.
- In alle gevallen waarin GIM aansprakelijk wordt gesteld, zal haar aansprakelijkheid beperkt zijn tot de totale bedragen die de Klant aan GIM heeft betaald in de loop van de zes (6) maanden voorafgaand aan de oorzaak van de schade in het kader van deze Overeenkomst. Dit bedrag is in geen geval hoger dan een totaalbedrag van 100.000 EUR per kalenderjaar.
BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS
36. Indien de geleverde Diensten de Klant in staat stelt om de persoonlijke informatie van zijn eigen klanten, werknemers of derden te verzamelen en te behandelen, worden deze activiteiten onder de uitsluitende aansprakelijkheid van de Klant uitgevoerd. De Klant erkent op te treden als verantwoordelijke voor de verwerking en te allen tijde verantwoordelijk te zijn voor de persoonsgegevens. In dat geval is de Klant verantwoordelijk voor de toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”) en toepasselijke nationale wetgevingen (tezamen de “Privacywet”). De data die verwerkt worden kunnen door het processing mechanisme Privacywet-gevoelig worden (bvb. addressmatching): het is dan ook eveneens de verantwoordelijkheid van de Klant om de impact op Privacywet na te gaan wanneer GIM data (die in essentie anoniem of geanonimiseerd zijn) gecombineerd worden met eigen data van de Klant of data van derden. Desgevallend verbindt de Klant zich ertoe alle bepalingen van de bovengenoemde Privacywet na te leven en GIM schadeloos te stellen in geval van klachten van derden op basis van mogelijke inbreuken op de Privacywet. GIM gaat van haar zijde eveneens de verplichting aan zich volledig te houden aan de bepalingen van de Privacywet. In zoverre nodig, zullen partijen op vraag van de Klant een aparte verwerkersovereenkomst afsluiten.
OVERIGE BEPALINGEN
37. Indien één of meer bepalingen van de Overeenkomst strijdig is met de toepasselijke wetgeving of nietig is omwille van andere redenen, blijft onderhavige Overeenkomst geldig voor wat de resterende clausules betreft.
38. Deze Overeenkomst vormt de volledige overeenkomst tussen de partijen met betrekking tot de Diensten van GIM en heeft voorrang op alle eerdere schriftelijke of mondelingen voorstellen en overeenkomsten met betrekking hiertoe.
39. Zonder voorafgaandelijke schriftelijke instemming van GIM kan de Klant de rechten en plichten die hij tegenover GIM heeft met betrekking tot de uitvoering van de Overeenkomst, niet aan derden overdragen.
40. GIM behoudt zich het recht om het geheel of een gedeelte van de uitvoering van de Overeenkomst toe te vertrouwen aan onderaannemers.
41. Tenzij de Klant zich er uitdrukkelijk tegen verzet, mag GIM de Overeenkomst gebruiken als referentie voor haar commerciële activiteiten.
42. De niet-uitoefening door een van de Partijen van een van haar rechten zal onder geen beding worden geïnterpreteerd als een afstand van deze rechten.
43. Deze Overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht, met uitsluiting van haar bepalingen inzake Internationaal Privaatrecht. Het Weens koopverdrag is niet van toepassing. In geval van een geschil dat niet in der minne kan worden geregeld, zijn alleen de Leuvense rechtbanken bevoegd.
VERKOOP VAN DERDE PARTIJ PRODUCTEN
44. De Derde Partij Producten die door GIM aan de Klant verkocht worden en die niet van GIM zelf zijn (inclusief degene die geïncorporeerd zijn in de Producten van GIM), worden verkocht “as is”, zijn onderhevig aan de standaardvoorwaarden (garantie, licentie, onderhoud…) van de fabrikant, de invoerder of de verdeler. GIM levert geen enkele specifieke of bijkomende waarborg naast de standaardvoorwaarden van de fabrikant, de invoerder of de verdeler. Deze standaardvoorwaarden zijn derhalve sowieso back-to-back van toepassing op de Klant en worden op eerste vraag van de Klant door GIM aan de Klant meegedeeld.
45. De Derde Partij Producten worden door GIM geleverd DDU op het overeengekomen leveringsadres (Incoterms 2000). GIM zal geschikte commerciële middelen inzetten om de Derde Partij Producten te leveren binnen de afgesproken termijnen. De Klant zal de Derde Partij Producten op het afgesproken tijdstip in ontvangst nemen. Indien de Klant een Derde Partij Product niet in ontvangst neemt, worden alle kosten die GIM hierdoor maakt aan de Klant gefactureerd.
46. Indien de Klant geen schriftelijk bezwaar naar GIM stuurt binnen de vijf (5) werkdagen na de datum van levering van Derde Partij Producten, dan worden de Derde Partij Producten geacht te zijn aanvaard. De goedkeuring van het (de) Derde Partij Product(en) houdt in dat de Klant alle zichtbare fouten aanvaardt.
47. Alle Derde Partij Producten die aan de Klant worden geleverd, blijven eigendom van GIM totdat de prijs integraal is betaald, met inbegrip van alle kosten en taksen.
48. De keuze van de Derde Partij Producten, de analyse van hun technische eigenschappen en de compatibiliteit ervan met de omgeving van de Klant, blijven in elk geval de uitsluitende verantwoordelijkheid van de Klant. GIM mag in bepaalde omstandigheden Derde Partij Producten aan de Klant voorstellen, maar dit voorstel houdt voor GIM geen waarborg of verbintenis in. De Klant plaatst zijn bestelling op eigen risico en aanvaardt door zijn bestelling alle verantwoordelijkheid voor de keuze van de Derde Partij Producten.
49. Indien nodig, en mits zij dezelfde functionaliteit hebben, mogen de door GIM geleverde Derde Partij Producten van een ander type of merk zijn dan de al gebruikte of deze vermeld in de Offerte.